Pemkab Kotim genjot peningkatan kualitas pengarsipan setiap OPD

Selasa, 27 Mei 2025 17:15 WIB

Pemkab Kotim gelar sosialisasi guna tingkatkan kualitas pengelolaan arsip daerah di setiap OPD, Selasa (27/5/2025). ANTARA/Devita Maulina.

Sampit (ANTARA) - Pemerintah Kabupaten Kotawaringin Timur (Kotim), Kalimantan Tengah menggelar sosialisasi sekaligus pelatihan dalam rangka menggenjot peningkatan kualitas pengelolaan kearsipan di setiap organisasi perangkat daerah (OPD)

“Melalui kegiatan ini diharapkan bisa membantu mewujudkan terciptanya arsip yang autentik dan terpercaya, mendukung pengelolaan arsip yang andal, melindungi kepentingan negara serta hak keperdataan rakyat, dan menjamin keselamatan arsip serta aset nasional,” kata Penjabat Sekretaris Daerah (Pj Sekda) Kotim Masri di Sampit, Selasa.

Masri membuka langsung kegiatan Sosialisasi Peraturan Daerah (Perda) Kotim Nomor 12 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Kearsipan dan Peraturan Bupati (Perbup) Kotim Nomor 7 Tahun 2023 tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Pemkab Kotim.

Kegiatan yang digelar di bawah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kotim ini dihadiri oleh perwakilan setiap OPD yang ada di lingkungan pemerintah daerah setempat dengan jumlah peserta mencapai 150 orang.

Masri menyebutkan bahwa kegiatan ini merupakan bentuk keseriusan pemerintah dalam menata dan menjaga arsip sebagai aset penting daerah, sebab arsip memiliki peran vital sebagai sumber informasi autentik dan terpercaya dalam proses administrasi pemerintahan.

Sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, penyelenggaraan kearsipan bertujuan menjamin terciptanya arsip yang autentik dan terpercaya.

Sekaligus, mendukung pengelolaan arsip yang andal, melindungi kepentingan negara serta hak keperdataan rakyat, menjamin keselamatan arsip dan aset nasional serta meningkatkan kualitas pelayanan publik melalui pemanfaatan arsip yang tertata baik dan terpadu.

“Kita di Kotim juga telah memiliki Perda dan Perbup terkait penyelenggaraan kearsipan ini, yang diharapkan dapat memberikan arah, landasan hukum dan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan daerah,” tuturnya.

Masri melanjutkan, sosialisasi ini bertujuan untuk menjamin seluruh OPD selaku pencipta arsip di lingkungan pemerintah daerah dapat menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Melalui kegiatan ini diharapkan dapat memberikan wawasan, gambaran dan pemahaman bagi seluruh OPD sehingga dapat mengubah pola pikir, pola tindak dan pola sikap dalam hal pengelolaan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

“Saya juga berharap dengan terlaksananya sosialisasi ini dapat terwujud penyelenggaraan kearsipan berbasis teknologi informasi dan komunikasi, sehingga lebih efektif dan efisien dalam proses administrasi pemerintahan,” demikian Masri.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kotim, Rusnah menyampaikan bahwa kesadaran setiap OPD dalam menyimpan dan mengelola dokumen secara tertib sangatlah penting, sehingga melalui kegiatan ini diharapkan dapat menggugah kesadaran tersebut.

Ia pun membeberkan, pernah ada satu OPD yang tidak memiliki atau menyimpan arsip dengan baik, sehingga ketika pemeriksaan Badan Pengelolaan Keuangan (BPK), OPD itu tidak bisa menunjukkan arsip sebagai pertanggungjawabannya.

“Hal seperti itu yang kami antisipasi, jangan sampai arsip-arsip itu hilang hanya karena tidak tersimpan. Makanya, kami menyampaikan sosialisasi ini tujuannya agar menjadi pegangan semua OPD sebagai dasar melaksanakan pengarsipan di OPD masing-masing,” ujarnya.

Ia menambahkan, selain sosialisasi pihaknya juga mengajari setiap OPD untuk mengelola arsip sebaik-baiknya dengan menekankan pada pentingnya arsip sebagai dasar pertanggungjawaban dari suatu OPD.

Misalnya, ketika terjadi bencana kebakaran atau banjir, apabila tidak ada arsip maka otomatis tidak ada pertanggungjawaban yang bisa dilakukan OPD tersebut.

Disamping mendorong pengelolaan arsip yang baik di setiap OPD, melalui kegiatan ini pula menjadi langkah awal transformasi dari pengarsipan manual ke digital, supaya OPD tidak hanya memiliki arsip fisik tapi juga cadangan data dalam bentuk digital.

“Upaya literasi ke arah arsip digital ini mulai kami lakukan dan ini juga sudah kami laksanakan di dinas kami, ini juga sebagai antisipasi agar ketika terjadi hal-hal yang tak diinginkan data arsip itu tidak hilang sepenuhnya, makanya arsip digital kita perlukan,” demikian Rusnah.